Report of Changes for International Students (D-2 / D-4 visa holders)

Complete Guide to Reporting Changes for International Students in Korea

1. What Is a “Report of Change” for Foreign Students?

A Report of Change in Registration Information refers to the legal obligation of foreign residents — including students — to notify the Immigration Office when their personal or academic information changes (e.g., school, address, passport number, phone number).

This is not just a formal procedure; it is a legal requirement under Korean immigration law.

2. Legal Basis

Article 36 (1) of the Immigration Control Act

A registered foreigner shall report any change in registered particulars to the head of the Immigration Office or the local government office within 15 days of the change.
Article 102 of the Enforcement Rule of the Immigration Control Act

Failure to report or late reporting may result in a fine of up to KRW 1,000,000.

3. Who Must Report

Category	Visa Type	Applicable Persons
D-2	Student Visa	University, graduate, or exchange students
D-4	General Training	Language trainees, technical trainees
Others	F-1, F-3	Dependents of foreign students

4. Changes That Must Be Reported

Type of Change	Description	Reporting Deadline
1. Address Change	Moving to a new residence or dormitory	Within 15 days
2. School Transfer	Transferring to another university or institute	Within 15 days after approval
3. Major / Department Change	Changing academic major or degree program	Within 15 days
4. Passport Renewal	New passport number or expiration date	Within 15 days
5. Contact Number Change	New phone number or email	Immediately or within 15 days
6. Academic Status Change	Leave of absence, return to school, or withdrawal	Immediately after change

5. How to Report

Method	Description	Notes
1. Online (HiKorea e-Application)	www.hikorea.go.kr → “e-Application” → “Report of Change in Registration”	Available for most changes such as address, passport, contact info
2. In-Person (Visit)	Visit your local Immigration Office	Required for school transfer or academic changes
3. School Reporting	Some universities can report changes on behalf of students	Check with the international office

6. Required Documents

No.	Document	Notes
1	Report of Change Form	Available at Immigration Office or HiKorea
2	Passport and Alien Registration Card	Original + copy
3	Proof of Change	e.g., lease contract, new passport copy, transfer letter
4	Certificate of Enrollment or Academic Status	For academic-related changes
5	Power of Attorney	When reported by a representative or administrative attorney

7. Penalties for Failure to Report

Violation	Fine Amount (Approx.)
Late address report (over 1 month)	KRW 100,000–300,000
Passport information not updated	KRW 100,000
School transfer not reported	Up to KRW 1,000,000
Repeated violations	Higher fines may apply

(Based on Article 98 of the Enforcement Decree of the Immigration Control Act)

8. Step-by-Step Process

Identify the change (address, school, passport, etc.)
Prepare necessary documents
Submit the report within 15 days via HiKorea or Immigration Office
Upload or submit supporting documents
Wait for confirmation (SMS or email notification once approved)

9. Practical Tips from Administrative Experts

Address Change: Easily reported online through HiKorea. School or major changes require prior approval from both your university and Immigration.
Passport Renewal: Report immediately after receiving the new passport. The passport number and validity period must match.
If you missed the deadline, submit a written explanation (statement of reason) — this can reduce fines by 30–50%.
Administrative attorneys can assist with:
- HiKorea account setup
- Multiple report filings
- Long-term visa management and extension

10. Conclusion

For international students in Korea, reporting changes to registration information is a legal duty, not an option. Students holding D-2 or D-4 visas must report any changes in address, school, passport, or contact details within 15 days.

Failure to comply may lead to fines, visa extension delays, or even disqualification from future applications. To maintain lawful and stable residence in Korea, always keep your registration information updated.

유학생 등록사항 변경신고 완벽 가이드

1. 등록사항 변경신고란?

외국인 유학생이 한국에 체류하면서 등록정보(주소, 학교, 전공, 여권번호 등)에 변동이 생길 경우, 이를 출입국·외국인청에 신고하는 절차를 말합니다.

이는 단순 행정절차가 아니라, 「출입국관리법」 제36조(등록사항의 변경신고)에 따른 법적 의무입니다.

2. 법적 근거

출입국관리법 제36조 제1항

등록외국인은 등록사항 중 변경이 있을 때에는 15일 이내에 관할 출입국·외국인청 또는 읍·면·동장에게 신고해야 한다.
출입국관리법 시행규칙 제102조

변경신고를 하지 않거나 지연 신고한 경우, 최대 100만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.

3. 신고대상자

구분	비자 종류	대상
D-2	유학	대학(원)생, 교환학생, 복수학위생
D-4	일반연수	어학연수생, 직업훈련생
기타	F-1, F-3 등	유학생 가족 동반자 포함 가능

4. 신고해야 하는 주요 변경사항

구분	신고 사유	신고기한
① 주소 변경	거주지 이전 시 (기숙사 → 자취 등)	변경일로부터 15일 이내
② 학교 변경 / 전학	대학 또는 어학원 변경 시	허가 또는 승인 후 15일 이내
③ 전공 / 학과 변경	전공 또는 학위과정 변경 시	15일 이내
④ 여권 정보 변경	여권번호, 유효기간 변경 시	15일 이내
⑤ 연락처 변경	휴대폰 번호 변경 시	즉시 또는 15일 이내
⑥ 지도교수 / 학적 변경	휴학, 복학, 제적 등 학적 변동	변동 즉시 신고

5. 신고 방법

구분	방법	비고
1. 전자민원 (온라인 신고)	하이코리아(www.hikorea.go.kr) → [전자민원] → [등록사항 변경신고]	여권, 연락처, 주소 변경 등 대부분 가능
2. 방문신고 (오프라인)	관할 출입국·외국인청 방문	학교 변경, 전학, 학적변동 등 복잡한 사항은 방문 필요
3. 학교 행정담당자 일괄신고	일부 대학은 국제교류팀이 학생 대신 일괄 신고 가능	단, 위임 확인 필요

6. 구비서류

구분	서류명	비고
1	등록사항 변경신고서	출입국청 양식 또는 하이코리아 양식
2	여권 및 외국인등록증	원본 및 사본
3	변경을 증명하는 서류	예: 전입신고서, 학교 전학허가서, 여권사본 등
4	재학증명서 또는 학적변동 확인서	학교 관련 변경 시 필수
5	위임장 (대리신고 시)	행정사 또는 학교 대행 시 첨부

7. 과태료 부과 기준

위반행위	과태료 금액 (예시)
주소 변경 미신고 (1개월 초과)	10만~30만 원
여권정보 미신고	10만 원
학교 변경 미신고	최대 100만 원
반복 위반	가중 부과 가능

※ 「출입국관리법 시행령」 제98조 제1항에 근거.

8. 신고 절차 요약

변경 사실 발생 (주소, 여권, 학교 등)
15일 이내 신고 준비
하이코리아 로그인 → “등록사항 변경신고” 클릭
서류 업로드 (신고서, 증빙서류 등)
처리 결과 확인 (승인 완료 시 문자 또는 이메일 안내)

9. 행정사 실무 팁

주소 변경신고는 하이코리아에서 간단히 가능하나, 학교 변경·전과·휴학은 사전허가 후 신고가 원칙입니다. → 학교 측 국제교류팀과 반드시 상의 후 신고하세요.
여권 재발급 시에는 번호와 유효기간이 모두 달라지므로 반드시 “여권정보 변경신고”를 별도로 해야 합니다.
신고 지연으로 과태료가 발생하면 사유서를 제출하면 감경(30~50%) 가능성이 있습니다.
행정사 대행을 통해 하이코리아 계정 등록, 다중 학교변경, 장기 체류관리까지 일괄 위임이 가능합니다.

10. 결론

유학생 등록사항 변경신고는 단순한 행정절차가 아니라 법적 의무입니다. 특히 D-2, D-4 비자 소지자는 주소·학교·여권·연락처 변경 시 반드시 15일 이내 신고해야 하며, 이를 소홀히 하면 체류기간 연장 또는 비자연장 심사 시 불이익을 받을 수 있습니다.

정확한 신고와 서류관리를 통해 한국 체류를 안정적으로 유지하시기 바랍니다.